La facture électronique
A partir de 2017, les entreprises travaillant pour le secteur public ont commencé à adresser des factures électroniques à leurs clients. Le législateur français organise le déploiement de ce dispositif dans le secteur privé. Cette évolution s’inscrit dans le contexte de la législation européenne en matière de TVA.
Pourquoi parler de facture électronique dès maintenant ?
Le calendrier de mise en place de la facturation électronique a été fixé par Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021.
L’obligation s’appliquera aux entreprises et autres organismes soumis aux impôts commerciaux :
- Dès le 1er juillet 2024, en réception, pour l’ensemble des assujettis,
- Dès le 1er juillet 2024, en transmission, pour les grandes entreprises,
- Dès le 1er janvier 2025, en transmission, pour les entreprises de taille intermédiaire,
- Dès le 1er janvier 2026, en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
En pratique l’obligation concerne toutes les entreprises entrant dans le champ d’application de la TVA, c’est-à-dire les entreprises soumises à TVA et les entreprises exerçant une activité dans le champ d’application de la TVA mais bénéficiant d’une exonération (par exemple les médecins, les crèches, les maisons de retraite, l’enseignement, organismes sans but lucratif, etc.).
Qu’est-ce que cela implique la « réception » et la « transmission » ?
La réception suppose d’être organisé pour collecter des factures électroniques émises par ses fournisseurs.
La transmission suppose d’être organisé pour émettre et envoyer à ses clients des factures électroniques respectant la réglementation fiscale.
Comment se définit une facture électronique ?
Une facture électronique est un document nativement électronique : elle a été créée au moyen d’un outil numérique et a été transmise par voie électronique et conservée sous son format électronique. Le flux de facture est électronique tout au long de sa vie (émission, transmission, réception, archivage). Elle remplit par ailleurs les conditions fiscales d’authenticité, lisibilité et d’intégrité obligatoires pour toute facture.
Quels outils numériques existent à ce jour ?
Les outils permettant de réceptionner les factures électroniques sont soit les outils classiques de réception, par exemple une boîte e-mail, connectés aux logiciels comptables soit les logiciels comptables eux-mêmes soit des plateformes en ligne. Il existe également en outre des protocoles en place depuis plusieurs années dans certaines activités, notamment la grande distribution et l’automobile, qui peuvent répondre à la définition de facture électronique : l’échange de données informatisées (EDI).
Les plateformes en ligne peuvent être intégrées directement dans certains logiciels, par exemple un logiciel de facturation ou un ERP. La plupart de ces outils sont en cours de développement en début d’année 2022.
Lorsqu’elles ne sont pas intégrées dans un logiciel, la plateforme s’utilise par un accès SaaS.
Pour émettre des factures électroniques, il est possible d’utiliser son logiciel de facturation ou son ERP qui émettront une facture électronique (par exemple au format Factur-X), soit de créer une facture dématérialisée dans le logiciel de facturation puis de générer une facture électronique sur une plateforme.
Pourquoi devrais-je m’en préoccuper maintenant ?
La mise en place dans son entreprise nécessite des étapes préparatoires.
Ces étapes peuvent mobiliser des ressources et supposer des transferts de compétence, ce qui nécessite des temps significatifs.
La formation semble une étape importante de cette évolution technologique. Il peut s’agir de sensibilisation, comprendre les implications pour son entreprise ou de se lancer dans la facturation électronique.
GROUPE COFIME et ses entités peuvent vous accompagner dans ces démarches.
De façon plus personnalisée, il convient de préparer la bascule des systèmes d’information et les éventuels impacts organisationnels. Pour se faire, les travaux de la piste d’audit fiable peuvent servir d’ancrage à cette transformation. Un diagnostic préalable est nécessaire dans la plupart des cas : quel est mon état des lieux, quelles évolutions dois-je envisager, etc. ?
Là aussi, GROUPE COFIME et ses entités peuvent vous accompagner.
Pour l’ensemble de ces thèmes, vous pouvez vous adresser à vos contacts habituels chez COFIME, COFIME AUDIT, CONSULTANS ou directement à cette adresse consultans@hlb-cofime.com
